Wenn Home-Office-Worker derzeit an ihrem Arbeitsplatz sitzen und von dort aus keinen Zugang zu dringend benötigten Informationen haben, zeigt dies: Das Unternehmen hat sich bislang zu wenig Gedanken um die Integration echter Enterprise-Search-Funktionen in den Digital Workplace seiner Beschäftigen gemacht. Doch was heißt eigentlich „echt“?
Enterprise Search – Vom Home Office aus unternehmensweit recherchieren
Die Arbeitswelt erlebt derzeit einen noch nie dagewesenen Aufschwung von Home Offices. Ein gigantisches „Work-from-Home“-Experiment läuft, doch bislang war es für viele Organisationen nicht einfach, dies auch konsequent umzusetzen. In einer kürzlich durchgeführten Webinar-Schnellumfrage von Gartner gaben 91% der Personalverantwortlichen an, dass sie mit Ausbruch der Corona-Pandemie „Heimarbeit“-Vereinbarungen eingeführt haben. Die größte Herausforderung ergibt sich aber aus der fehlenden Technologie-Infrastruktur. Denn ein digitaler Arbeitsplatz, an dem die Beschäftigten keine konsistente und zuverlässige Möglichkeit haben, schnell an die erforderlichen Informationen zu gelangen, verdient seinen Namen nicht. Die Lösung: Enterprise Search!
Eine performante Suchmaschine ist zwingend notwendig, und zwar umso mehr, je umfangreicher und vielfältiger die Applikationen und Daten-Silos des Digital Workplace sind. Enterprise Search ist der entscheidende Baustein des digitalen Arbeitsplatzes – ohne ihn fällt das ganze Konzept in sich zusammen.
Erhebungen, die noch vor dem derzeitigen Anstieg der Remote-Arbeit stattfanden, ergaben: Fortune-500-Unternehmen verlieren rund 31,5 Milliarden Dollar pro Jahr, weil vorhandenes Wissen nicht geteilt werden kann. Ein großer Teil dieses „versteckten“ Wissens könnte äußerst nützlich sein, um neue Beschäftigte mit Informationen zu versorgen. Gerade wenn Wissen innerhalb der Organisation noch nicht allgemein bekannt ist. Enterprise Search erschließt auch Know-how und die Erfahrung von Führungskräften. So geht deren Wissen nicht verloren, wenn sie das Unternehmen verlassen, sondern vielmehr alle können darauf zugreifen.
Geringe Zufriedenheit mit Suchfunktionen
Wie stark die Produktivität sinkt, wenn man die gewünschten Informationen oder Inhalte nicht findet, lässt sich schwer beziffern. Laut einer Benchmarking-Umfrage von IntraTeam sind nur 25 % der befragten Unternehmen mit ihrer internen Suchfunktionalität zufrieden. Und das, noch bevor plötzlich alle gezwungen waren, online vom Home-Office aus zu arbeiten. Dort aber sind sie noch viel mehr auf Enterprise Search angewiesen. Denn man kann eben nicht mal kurz den Büronachbarn fragen, was dieser zu einem Thema weiß.
Um eine „echte“ Enterprise Search Engine zu sein, muss eine Software alle Inhalte des Unternehmens in allen Informationsquellen über Zeit, Standorte und Sprachen hinweg verfügbar machen. Dafür braucht sie entsprechende Konnektoren zu den einzelnen Quellen. Sie muss außerdem „out-of-the-box“ unterschiedliche Methoden linguistischer Analyse und Machine Learning bieten. So ist das angezeigte Ergebnis auch relevant für den Suchenden, sprich die Informationsgenauigkeit ist hoch.
Der wesentliche Unterschied zur einfachen Keyword-Suche á la Google ist sicherlich das kognitive Element. Kognitiv ist eine Enterprise Search-Lösung, wenn sie mit dem Anwender interagiert. Und zwar durch selbständiges Dazulernen mittels Sammeln und Analysieren von Daten – auch über das Nutzerverhalten. Wenn sie proaktiv Verbindungen zwischen verwandten Daten aus verschiedenen Quellen herstellt, sowohl intern als extern. Wer diese Maßstäbe bei der Einrichtung von Enterprise Search-Funktionen an seinen digitalen Arbeitsplätzen anlegt und jetzt umsetzt, der steht nach Ende der Krise in Sachen Informationsmanagement gewiss besser da als noch zuvor.
