Wachstum gilt in Unternehmen zu Recht als Erfolgstreiber. Doch je größer eine Organisation wird, desto anspruchsvoller gestaltet sich die Steuerung ihrer Abläufe. Gerade in dynamischen Phasen treten schnell strukturelle Schwächen zutage, die ohne klare Prozessführung zu unnötiger Komplexität führen können. Umso wichtiger ist es, die entstehenden Herausforderungen nicht nur zu erkennen, sondern sie mit einer strategischen, ganzheitlichen Sicht auf Workflows aktiv zu gestalten.
Niemand würde behaupten, dass Geschäftserfolg etwas Negatives ist. Und doch bringen eine wachsende Belegschaft, steigende Auftragszahlen, ein vielfältigeres Produkt- und Service-Portfolio sowie neue Standorte oder Unternehmensbereiche auch Herausforderungen mit sich. Die große Angst vieler Stakeholder ist, dass die Prozesslandschaft durch die mit solchen Entwicklungen einhergehenden Veränderungen in Abläufen an Komplexität zunimmt. Das kann durchaus sein, sicher. Na und? „Komplex“ muss nicht zwangsläufig „kompliziert“ bedeuten. Eine vielschichtige Prozesslandschaft aus ineinandergreifenden Workflows ist etwas Wunderbares; läuft alles reibungslos, könnte man business-romantisch zuweilen von einem operativen Kunstwerk sprechen.
Die Voraussetzungen für eine gut geölte Prozesslandschaft und das Beherrschen selbiger sind allerdings ein holistischer Ansatz und Transparenz. Eine ganzheitliche Workflow-Strategie, die wirklich alle Unternehmensbereiche von A bis Z abdeckt, ist unbedingt nötig, da sonst böse Überraschungen drohen. In vielen Unternehmen arbeiten die einzelnen Abteilungen leider noch sehr losgelöst voneinander. Das hat zur Folge, dass auch Transparenz über das gesamte Workflow-Ökosystem nicht einfach herzustellen ist, denn in diesem Fall kommunizieren die Fachbereiche ihre Prozesse auch selten klar und stimmen sie nicht interdisziplinär ab. Dem muss die Geschäftsführung Einhalt gebieten, indem sie einerseits einen kulturellen Wandel auf Mitarbeiterebene initiiert. Andererseits ist es – sofern noch nicht geschehen – wichtig, sämtliche Prozesse zu digitalisieren und eine klare Prozesslandschaft zu kartografieren. Erst dann werden wirtschaftliche Zusammenhänge mit ihrem Kontext klar ersichtlich. Ziel muss einerseits sein, weniger über Prozesse an sich, deren Abhängigkeiten und die Auswirkungen von Änderungen an ihnen nachdenken zu müssen. Und andererseits gilt es, das eingangs erwähnte Kunstwerk zu schaffen, ohne ständig den Pinsel in der Hand zu halten. Dafür bedarf es einer integrierten Accounting- und Payroll-Lösung mit Business-Intelligence- und Planungsfunktionalität, in der sämtliche Fäden zusammenlaufen.
Diesen Zustand zu erreichen, ist keine Kür, sondern für Unternehmen elementar. Er ist nicht nur die Basis für gute und vorausschauende Business-Entscheidungen, sondern auch dafür, wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine transparente und voll digitalisierte Prozesslandschaft ermöglicht auch den Einsatz von KI, um die dringend benötigte Prozessautomatisierung voranzutreiben, die ihrerseits Ressourcen für innovative und wertschöpfende Arbeit freiräumt. Und mit dem Stress und dem Aufwand verschwindet dann auch die Angst vor der Komplexität.
