Eine umfassende Kostenkalkulation vor der Anschaffung neuer individueller Software unterstützt primär die Sicherheit des Unternehmens sowie dessen Fortbestand. Nebenher sichert es einen reibungslosen Ablauf der Softwarenutzung. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten die folgenden acht Kostenfaktoren unbedingt berücksichtigt werden.
Die 8 wichtigsten Kostenfaktoren für eine erfolgreiche Software-Einführung
Christoph Wendl, Geschäftsführer von Iphos IT Solutions – einem international tätigen IT Unternehmen aus Wien – weiß:
„Individuell für die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen entwickelte Software klingt gut, ist gerne gesehen und oft gewünscht. Was jedoch oft übersehen wird, ist die Total Cost of Ownership (TCO), die mehrere Aspekte beinhaltet, die für eine realistische Kostenschätzung ohne böse Überraschungen berücksichtigt werden sollten. Es ist kein Geheimnis, dass unvorhergesehene Probleme und Kosten im Unternehmensalltag jederzeit auftauchen können, und doch gefährdet immer wieder die falsche Einschätzung der möglichen Ausgaben bei Software-Anschaffungen Unternehmen in der ganzen Welt.“
Oft werden Bereiche kleingeredet oder gar zur Gänze außer Acht gelassen. Durch Berücksichtigung der folgenden 8 Punkte für eine erfolgreiche Softwareeinführung sind Schwierigkeiten einerseits schneller und andererseits mit deutlich geringerem Aufwand zu bewältigen.
1. Erstentwicklungs- und Lizenzkosten
Individualsoftware muss erst einmal entwickelt werden. Dabei entstehen Kosten, die zu Beginn naturgemäß stärker ins Gewicht fallen. Jedoch weist diese einen wesentlichen Unterschied zu Standardsoftware oder Cloud-Lösungen auf: Die Startkosten sind bei Out-of-the-Box Produkten zwar deutlich geringer, dafür fallen laufende und unter Umständen steigende Lizenzkosten an.
2. Hardware- und Kapitalkosten
Software braucht Hardware. Wenn diese selbst verwaltet wird, sollte man nicht nur an naheliegende Server-, Storage-, Backup- und Recovery-Lösungen denken, sondern auch an anteilige Kapitalkosten – ein Faktor, der ebenfalls in die Kalkulation gehört.
3. Setup, Implementierung und Anpassungen
Oft ist das Setup in den Kosten des Ersterwerbs enthalten – anders ist es bei allfälligen individuellen Anpassungen und Implementierung durch Konfiguration, Testing und Sicherungs-Erstellung. Zu den variablen Kosten zählt, je nach Erfordernissen, auch die Entwicklung von diversen Schnittstellen.
4. Schulungskosten
Spätestens jetzt ist es extrem wichtig, die Mitarbeiter – vom Enduser bis hin zum Systemadministrator – in der Handhabung der neuen Software zu schulen. Dies trägt maßgeblich dazu bei, Sicherheitsprobleme durch falsche Handhabung der Software gar nicht erst aufkommen zu lassen. Durch natürliche Mitarbeiterfluktuation, Unternehmenswachstum oder entscheidende Änderungen der Software bedingte neuerliche Schulungen müssen in eine realistische Kalkulation miteinbezogen werden.
5. Wartung, Support und Verwaltung
Die Kosten für die Erstellung oder Lizenzierung zukünftiger Versionen können bis zu einem Viertel der Anschaffungskosten ausmachen. In jedem Fall werden die Wartungs- und Supportkosten über die gesamte Lebensdauer des Produkts hinweg die anfänglichen Kosten übersteigen. Selbst wenn der Support firmenintern stattfindet, fallen Verwaltungs- und Personalkosten an, die kalkuliert werden wollen.
6. Upgrading und Weiterentwicklung
Steigende Qualitätsansprüche, veränderte Nutzungsbedingungen oder Anforderungen an Sicherheits- und Kompatibilitätsstandards erfordern ein Upgrade bzw. eine Weiterentwicklung der eingesetzten Software-Lösung. Die dafür anfallenden Kosten ziehen oft auch erneute Schulungskosten sowie das Erfordernis zusätzlicher Hardwareanschaffungen nach sich. Die Gewährleistung der Sicherheit des Unternehmens sollte diese Kosten allerdings wert sein.
7. Sicherheit
Regelmäßige Überprüfungen und Testing der Software und für deren Betrieb notwendigen Hardware, Backups und Disaster-Recovery-Pläne – all diese Punkte sollten im Vorhinein kalkuliert werden.
Wendl meint:
„Tatsache ist, es gibt keinen hundertprozentigen Schutz vor einem Software-Fail, der in Ausfall- bzw. Stehzeiten und damit verbunden Kosten resultiert. Gute Schulungen der Mitarbeiter sowie das Up-to-Date-Halten der eingesetzten Software wirken dem Schlimmsten jedoch entgegen.“
8. Ausscheidung und Entsorgung
Früher oder später ist ein Software-System unrettbar veraltet – dabei wird die kostenintensive Migration alter Daten nur in seltenen Fällen angewandt. Allerdings müssen Lizenzen und andere Daten oftmals über die Lebensdauer einer Software hinaus aufbewahrt werden – wofür sich günstige Lösungen finden lassen. Die alte Hardware muss in jedem Fall datenschutzkonform entsorgt werden – auch diese Kosten dürfen in einer realistischen Kalkulation nicht fehlen.
Ob man sich nun für eine der diversen Standard-Software-Lösungen, Individualsoftware oder cloudbasierte Software entscheidet, ist letztendlich Geschmackssache. Wichtig ist in jedem Fall, den gesamten Lebenszyklus, von der Planung über die Nutzung bis hin zur Ausscheidung der Software in die Berechnungen miteinzubeziehen und dann eine durchdachte Entscheidung zu treffen, anstatt vorschnell überzogenem Profit nachzujagen.
